Специалист по документообороту

от 32 000 до 42 000 руб. до вычета налогов

Санкт-Петербург

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

Инвестиционно-строительная компания Setl City, один из ведущих застройщиков на рынке недвижимости Северо-Западного региона, открывает подбор соискателей на вакансию Специалист по документообороту.

Обязанности:

-Получение запросов от бухгалтерии по электронной почте, сохранение их в базе. Ведение реестра запросов по определенной форме.

-Определение ответственных исполнителей по договорам в подразделениях холдинга, рассылка им запросов с определением перечня документов, которые должны предоставлять конкретные исполнители. При необходимости – разъяснение ответственным исполнителям состава запрашиваемых документов.

-Рассылка полученных запросов подрядчикам по электронным адресам.

-Получение документов по запросам от сотрудников подразделений холдинга, подрядчиков. Проверка соответствия количества и содержания документов запросам.

-При необходимости – самостоятельное сканирование и копирование документов.

-Напоминание ответственным исполнителям (по телефону и электронной почте) и подрядчикам (по электронной почте) о необходимости исполнить запросы.

-Подготовка проектов пояснительных записок о причинах отсутствия запрашиваемых бухгалтерией документов.

-Формирование окончательного пакета документов, составление описи и отправка его с описью и пояснительной запиской специалисту по сопровождению проектов с указанием, какие документы отсутствуют, и причин их отсутствия.

-Выполнение поручений непосредственного руководителя;

-Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, прием и обработка/сортировка;

-Ведение внутреннего документооборота, своевременное подписание/визирование документов, рассылка по подразделениям;

Административный функционал – прием телефонных звонков, осуществление официальной переписки по эл.почте, взаимодействие с сотрудниками компании и внешними контрагентами по документообороту;

-Подготовка документов на подпись руководителю, контроль оформления документов (бланки, визы);

-Исполнение и контроль документов в соответствии с резолюциями руководителя;

-Ведение протоколов совещаний. Подготовка к проведению совещаний. Обеспечение функционирование офиса и строительных площадок – орг.техника, канцелярия и т.д.

Требования:
  • Опыт работы с большим объемом документов от 1-ого года;
  • Знание программ: Microsoft Оffice, Outlook;
  • Уверенное пользование оргтехникой;
  • Усидчивость, аккуратность, внимательность.
Условия:
  • Официальное оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы ;
  • Пятидневная рабочая неделя с 9-00 до 18-00;
  • Компенсация фитнес абонементов после испытательного срока;
  • Полис ДМС после года работы;
  • Премии по результатам работы;
  • Обратите внимание, на сегодняшний день офис находится у м. Московская. В первом полугодии 2020 году планируется переезд офиса к м. Черная речка
  • Просьба для кандидатов на вакансию прикреплять к резюме фото или в сопроводительном письме - ссылку на социальные сети.

Вакансия опубликована 19 мая 2020 в Санкт-Петербурге

Похожие вакансии