Делопроизводитель рекламного агентства

AGM — современное digital агентство полного цикла из Санкт-Петербурга. Более 13 лет работаем с клиентами по всей России, эксперты в продвижении объектов недвижимости и не только.

Сейчас мы активно растем и развиваемся, в связи с чем мы ищем ответственного, внимательного, скрупулезного Делопроизводителя.

Целью этого специалиста будет обеспечение точного, своевременного и корректного оформления клиентских документов агентства — договоров, дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур и приложений — в соответствии с внутренними стандартами и юридическими требованиями.

Мы предлагаем:

• гибридный или удаленный формат работы;

• прозрачность системы KPI и возможность карьерного роста;

• постоянную тренировку скиллов — внутреннее и внешнее обучение;

• стеклянные переговорные, современный open space, офис в 5 минутах от метро «Московские ворота»;

• штамп в трудовой книжке и никаких конвертов (!) — «белая» ЗП с премиями;

• стандартные кофе-чай-печеньки разбавляются фруктами, круассанами, снеками и полезными и не всегда сладостями;

• заботу о здоровье (дмс через 3 месяца работы);

• отличный коллектив.

Чем предстоит заниматься:

Подготовка и оформление первичных документов:

• Формирование договоров, доп.соглашений, актов и счетов по шаблонам агентства с учетом особенностей требований клиента;
• Проверка корректности реквизитов, сумм, дат, сроков и согласованности условий;
• Сверка данных с медиапланом (мы научим).
  Взаимодействие:
• Получение исходных данных от аккаунт-менеджеров, юристов и бухгалтерии через задачу в Битрикс24 по шаблону;
• Согласование документов с клиентом и контроль возврата подписанных экземпляров через аккаунт-менеджера;
• Передача утвержденных документов в бухгалтерию и загрузка в Битрикс24.
  Контроль и систематизация:
• Ведение архива клиентских документов (цифрового и бумажного);
• Контроль сроков подписания и закрытия актов;​​​​​​
• Участие в проверках ФНС, аудитах и комплаенс-проверках.

Ждем от тебя:

• Наличие среднего специального или высшего образования (предпочтительно юридическое, бухгалтерское или административное);
• Опыт работы от 1 года в делопроизводстве, документообороте или бухгалтерии;
• Уверенное владение Word, Excel, PDF-редакторами, 1С или аналогичными системами;
• Знание структуры договора, первичной документации, правил оформления юр. лиц;
• Грамотная письменная речь, внимательность к деталям, аккуратность;
• Базовые знания документооборота в CRM (Битрикс24);
• Высокая ответственность и пунктуальность;
• Системность и любовь к порядку;
• Умение работать с большим объемом однотипных задач без потери качества;
• Коммуникабельность и корректность в общении с клиентами и коллегами.