Офис-менеджер

Мы, Логинет — российская ПО и IT-компания, имеющая аккредитацию в МинЦифры РФ и занимающаяся разработкой и продвижением собственного инновационного продукта — облачного сервиса для автоматизации процессов транспортной логистики — Loginet. Мы ищем опытного и грамотного офис-менеджера, который станет частью нашей команды и будет надёжным тылом компании.

Приглашаем вас присоединиться к нашей дружной команде профессионалов и построить карьеру мечты.

Функциональные обязанности:

• Приём, учёт, регистрация, хранение входящей/исходящей корреспонденции, приказов и прочих внутренних документов. Контроль исполнения распорядительных документов.

• Подача документов на подпись генеральному директору и другим руководителям, своевременная передача подписанных документов ответственным лицам.

• Ведение учёта и обеспечение хранения оригиналов договоров с клиентами.

• Ведение электронного архива договоров с поставщиками и клиентами, своевременная загрузка в архив актуальных скан-копий документов, внесение актуальной информации в реестры договоров.

• Приём и отправка почтовой корреспонденции как в отделениях Почты России, так и курьерскими службами.

• Оперативная связь со сторонними организациями по вопросам деятельности организации.

• Приём посетителей.

• Подготовка совещаний, оформление и хранение протоколов.

• Организация бизнес-поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т. д.).

• Заказ, хранение, контроль за остатками, выдача канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, сим-карт, пропусков и т. д.

• Взаимодействие с кадровыми агентствами и онлайн-ресурсами по размещению вакансий, первичный отбор кандидатов.

• Организация внутренних и внешних корпоративных и бизнес-мероприятий (выставки, семинары, круглые столы, тим-билдинги и т. д.).

• Формирование внутренней отчётности по запросу руководителя.

• Взаимодействие с сотовым оператором, подбор оптимальных тарифных планов, подключение и отключение услуг мобильной связи, выдача сим-карт, ведение учёта расходов на мобильную связь, предоставление отчётности в бухгалтерию.

• Взаимодействие с арендодателями офисных помещений по возникающим вопросам: предоставление прохода в офис для проверок/ремонта/оперативных услуг.

• Контроль обеспечения порядка в офисах, взаимодействие с клининговыми компаниями по вопросам уборки офиса.

Ключевые навыки:

• Знание делового этикета.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Умение работать с офисными программами (Word, Excel, обязательно PowerPoint).

• Развитые коммуникативные и организационные способности.

• Инициативность.

• Готовность к многозадачности.

• Креативный подход к решению задач.

• Опыт проведения или участие в организации корпоративных мероприятий и тим-билдингов.

• Знание английского языка будет вашим преимуществом.

Что мы предлагаем:

• Локация: г. Санкт-Петербург, ст. м. Электросила (1 минута пешком от метро);
• Режим работы: с 09:00 до 18:00, пятидневная рабочая неделя (выходные – суббота, воскресенье);
• Формат работы - полный день, офис;
• Испытательный срок – 3 месяца;
• ДМС после года работы в компании;