Секретарь

Компания Три Сигма поставщик комплексных решений для промышленной метрологии высокотехнологичного оборудования из Европы и Азии (измерительные системы и машины) для предприятий в металлообрабатывающей и машиностроительной отраслях. В связи с ростом и развитием компании мы приглашаем в свою команду секретаря / офис менеджера.

Обязанности:

• Организация закупки материалов, необходимых для функционирования офиса компании. К этому относится: канцелярия, офисная техника, мебель, продукты питания. Ежедневный контроль работоспособности офисной техники и контроль наличия запасных и расходных материалов.
• Взаимодействие с подрядными организациями бизнес-центра, в котором находится офис компании.
• Взаимодействие с IT-службой бизнес-центра для решения вопросов, связанных с подключением к сети интернет и телефонией.
• Составление и исполнение бюджета затрат компании на поддержание работы офиса согласно соответствующей должности инструкции.
• Подготовка офиса компании к приезду заказчиков.
• Организация видео- и телефонных конференций.
• Организация и ведение документооборота внутри компании согласно соответствующей должности инструкции.
• Распределение входящих электронных писем на общий адрес компании между сотрудниками и структурными подразделениями. Отправка писем и корреспонденции с общего электронного адреса компании.
• Организация технического обслуживания и ремонта офисной техники компании с привлечением подрядных организаций. Заключение договоров с подрядными организациями и контроль исполнения их работы.
• Составление и соблюдение исполнения графика отпусков компании.
• Отправка и получение писем и другой корреспонденции почтой России.
• Отправка документации из офиса компании с использованием курьерских служб.
• Взаимодействие с подрядными организациями, осуществляющими транспортные услуги для габаритных грузов (СДЭК, Деловые Линии и т. д.) по вопросам организации и заказа транспорта для нужд компании.
• Заказ билетов и гостиниц для сотрудников, отправляющихся в командировки.
• Ведение журналов учета документации (входящая и исходящая документация и письма, договоры с заказчиками, поставщиками товаров и услуг).
• Размещение вакансий и первичный отбор кандидатов на должности при приеме на работу новых специалистов.
• Разработка и внедрение предложений по улучшению работы офиса компании.
• Подготовка официальных писем, доверенностей, уведомлений.
• Ведение протоколов встреч и совещаний с участием генерального директора.
• Доведение приказов и распоряжений генерального директора до сотрудников компании. Контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями и сотрудниками поручений генерального директора.
• Исполнение поручений непосредственного руководителя – генерального директора.

Требования:

• Уверенный пользователь ПК и программ Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность при работе с документацией.
• Опыт работы в качестве офис-менеджера приветствуется.
• График работы с 9 до 18 часов с понедельника по пятницу по адресу: Санкт-Петербург, ул. Седова, д. 11, БЦ Эврика.
• Испытательный срок три месяца.
• Официальное трудоустройство по ТК, испытательный срок 3 месяца.
• Конкурентоспособный уровень дохода (готовы обсуждать с успешным кандидатом) с выплатой высоких бонусов по итогам закрытия проектов.

• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц, с ежегодной индексацией.
• Соц. пакет: ежегодный оплачиваемый отпуск, оплата больничных.
• График работы: в офисе 5/2 с 9.00 до 18.00 (обед 1 час), сб. и вс. – выходные.
• Условия работы: современный офис в БЦ «Эврика» по адресу ул. Седова, д. 11 (бесплатная парковка для сотрудников БЦ, бесплатная развозка на автобусе от ст. м. Елизаровская (15 мин), 2 кафе и Ашан в БЦ).
• Организация комфортного рабочего места.
• Интересные задачи и возможность профессионального роста (мы ориентированы на долгосрочное сотрудничество и развитие своих сотрудников).
• Работа в дружелюбном и поддерживающем коллективе единомышленников.

• Если Вас заинтересовала данная позиция и Вы уверены, что соответствуете нашим ожиданиям, то в сопроводительном письме ОБЯЗАТЕЛЬНО укажите о своих профессиональных достижениях и выполненных кейсах